این روزها شاهد روی آوردن بسیاری از مشاغل موفق به‌سوی دورکاری و استخدام کارمند دورکار هستیم. شاید سؤال بسیاری از صاحبان مشاغل بزرگ و کوچک این باشد که مزایای دورکاری چیست؟ و چرا باید شیوه کاری خود را به سمت آن سوق دهند؟
البته دغدغه اصلی بسیاری از افراد این است که «چطور می‌توان مطمئن شد کارها به‌درستی پیش می‌روند؟» و «چطور باید از پیشرفت صحیح کارها از راه دور اطمینان حاصل کرد؟» در ادامه این متن خواهید دید باوجودآنکه این مسائل از اهمیت بالایی برخوردار هستند اما با صرف هزینه و زمان اندک به‌سادگی می‌توان تمامی مشکلات و موانع موجود در مسیر را حذف کرد.
پس با ما در ادامه این مطلب همراه باشید تا به بررسی مزایای دورکاری و روش‌های افزایش بازده این روش پرداخته و این موضوع را کمی دقیق‌تر بشناسیم:
منافع دورکاری برای کارمندان
دورکاری هم برای کارمندان و هم برای صاحبان مشاغل سودرسان است و برای هر دو طرف مفید به شمار می‌آید.
در ادامه 4 مورد از مزایای مشاغل دورکاری را معرفی کرده و آن‌ها را بررسی خواهیم کرد:
1. رضایت شغلی بالاتر در کارمندان و کاهش هزینه‌های آن‌ها
شاید برایتان جالب باشد که اخیراً حدود 83 درصد از شرکت‌کنندگان یک همه‌پرسی چنین گفته‌اند که دورکاری برای آن‌ها مفیدتر و رضایت‌بخش‌تر است.
دورکاری باعث افزایش تمرکز کارکنان می‌شود. همچنین از فواید دورکاری می‌توان به کاهش هزینه‌ها اشاره کرد. درواقع این روش باعث حذف هزینه‌های رفت‌وآمد به محل کارشده و همچنین به کاهش هزینه‌هایی از قبیل غذا، خدمات مراقبت از کودکان مثل مهدکودک یا پرستار بچه و… هم کمک بزرگی می‌کند. این موضوع باعث خواهد شد که دستمزد پرداختی متناسب با هزینه‌های کارمندان بوده و از این طریق به شما هم سود می‌رساند. به‌علاوه زمان کارکنان نیز در مسیر رفت‌وآمد به محل کار هدر نخواهد رفت و انرژی آن‌ها هم بهتر حفظ خواهد شد.
2. افزایش انعطاف‌پذیری کسب و کار
یکی از مهم‌ترین جوانب مثبت دورکاری ساعت کاری انعطاف‌پذیر است. درواقع در این روش کارمندان می‌توانند ساعت کاری خود را به شکلی برنامه‌ریزی کنند که با زندگی روزمره و ویژگی‌های شخصی خودشان بیش‌ترین هماهنگی را داشته باشد. مثلاً اگر بعضی افراد شب‌کار باشند می‌توانند در شب و دیروقت به انجام امور خود بپردازند و کارکنان سحرخیز هم می‌توانند صبح زود کار خود را شروع کنند. منعطف بودن ساعت کاری در این روش یکی از دلایل اصلی افزایش بازده کار تا 77 درصد و دیرتر خسته شدن کارمندان است.
یکی دیگر از مزایای ساعت کاری منعطف هم آن است که رسیدگی به قرارها و جلسات شخصی مثل اولیاء مربیان و… را برای کارکنان ساده‌تر می‌کند.
3. افزایش تمرکز کارمندان
همان‌طور که قبلاً هم ذکر شد دورکاری عوامل حواس‌پرتی کارمندان را تا حدود زیادی کاهش می‌دهد. بدون این حواس‌پرتی‌ها کارها به شکل بهتری انجام خواهند شد چون تمام تمرکز کارمندان روی کاری است که باید انجام شود. همچنین لازم نیست نگران اثر حواس‌پرتی دومینویی باشید که در آن یکی از کارمندان حواس دیگری را هم پرت می‌کند و کل دفتر دچار هرج‌ومرج می‌شود.
4. حذف رفت‌وآمد به محل کار
کارمندان دورکار نیازی به رفت‌وآمد در ترافیک پراسترس و ساعات شلوغی ندارند و از همین رو هم حداقل روزی 1 الی 2 ساعت مفید ذخیره خواهند کرد که در طول هفته به چیزی حدود 10 ساعت خواهد رسید. این موضوع هم برای کارمندان و هم برای شما سودرسان است. به‌علاوه رفت‌وآمد نکردن به محل کار به کارمندان این اجازه را می‌دهد که خیلی سریع‌تر برای رسیدن به کار خود آماده شوند. درواقع تنها کاری که باید انجام دهند این است که آماده شده، یک فنجان چای یا قهوه بنوشند و رسیدگی به لیست وظایف روزانه خود در شرکت را شروع کنند.
منافع دورکاری برای کارفرمایان
1. کاهش هزینه‌های عملکردی
با استخدام کارمند دورکار رفت‌وآمد افراد به دفتر کار و حضور آن‌ها در این محل به طرز چشمگیری کم‌تر خواهد شد. به همین خاطر هم می‌توانید کسب‌وکار خود را به یک دفتر کوچک‌تر منتقل کنید که این موضوع در کاهش هزینه‌ها بسیار مؤثر است. از طریق این کار می‌توانید به‌جای هزینه‌های سرسام‌آور دفتر کار روی گسترش کسب‌وکار خود تمرکز کرده و برای آن هزینه کنید.
2. شبکه‌سازی سریع‌تر
گاهی اوقات، شما باید ساعتها وقت صرف کنید تا افرادی را جستجو کنید که بتوانند کار را انجام دهند. این نیاز به یک فرآیند خسته‌کننده برای استخدام یا تماس با فرد مناسب دارد.
شرکت‌هایی که دورکاری نمی‌کنند باید فرآیند طاقت‌فرسای مصاحبه با نامزدهای استخدام را طی کنند. برای ملاقات با یک فرد همفکر، حتی ممکن است مجبور شوند از ورکشاپهای گروهی‌ها یا کنفرانس‌ها بازدید کنند تا به آن‌ها نزدیک شوند.
از سوی دیگر، فردی که در یک سازمان مستقر در خانه کار می‌کند، به‌سادگی تماس می‌گیرد، ایمیل می‌زند یا پیامی مستقیم به فرد مربوطه ارسال می‌کند تا با او ارتباط برقرار کند. این بسیار ارزان‌تر است و در زمان بیشتری نسبت به روش سنتی صرفه‌جویی می‌کند.
شما مجبور نیستید به دنبال استعدادهای محلی باشید. شما می‌توانید فراتر از مرزهای کشورها یا حتی قاره‌ها بروید تا مناسب‌ترین فرد را پیدا کنید. این امکان بزرگی را برای شرکت ایجاد می‌کند تا از بین کاندیداهای بسیار بااستعداد از کشورهای دیگر انتخاب کند.
روش‌های افزایش بهره‌وری دورکاری
ابزارهای مناسب برای کار کردن کارمندان از راه دور مهم هستند، اما شرکت‌ها باید از جنبه انسانی/ اجتماعی نیز حمایت کنند.
فقط به کمک سیستم سازی و فرایندهای مشخص خواهید توانست دورکاری را با کیفیت مناسب‌تری انجام داده و در نتیجه بهره‌وری بیشتری داشته باشید.
در ادامه به 3 روش مؤثر برای افزایش بازده دورکاری اشاره شده است:
1. استفاده از تکنولوژی و ابزارهای مناسب
تکنولوژی مناسب دورکاری به تیم شما این امکان را می‌دهد که از ضرب‌الاجل پروژه‌ها آگاهی کامل داشته باشند. همچنین همکاری با سایر اعضای تیم را ساده‌تر می‌سازد. انتخاب تکنولوژی مناسب تأثیر بسزایی در افزایش بازده کارها دارد و ارتباط بین اعضا را هم به بهترین شکل فراهم می‌کند. خوشبختانه این برنامه‌ها همگی مقرون‌به‌صرفه هستند و برای شروع به کار هم به دانش فنی بالایی نیاز ندارند و درواقع پیاده‌سازی و اجرای آن‌ها ساده است.
به‌احتمال‌زیاد سازمان شما از قبل ابزارهایی برای ارتباط و همکاری در اختیار داشته است. و این احتمال وجود دارد که افراد بیشتری در حال حاضر از آن ابزارها استفاده کنند و باید کارهای بیشتری با آن‌ها انجام دهند.
در ادامه برخی از مهم‌ترین ابزارهای دورکاری را معرفی خواهیم کرد:
• ابزارهای همکاری مبتنی بر متن
مثلاً Slack
• کنفرانس ویدیویی
به‌عنوان مثال: زوم، گوگل میت،اسکایپ
• ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل
به‌عنوان مثال، DropBox، شیرپوینت، شیت،اسلایدز
• مخازن یادگیری و سایر پایگاه‌های دانش
2. روتین مناسب برای چک کردن کارها
ازآنجایی‌که تیم شما از راه دور کار می‌کند ممکن است وسوسه‌انگیز باشد که بخواهید دائماً مسیر پیشرفت امور را بررسی کنید و ببینید آیا واقعاً کار انجام می‌شود یا نه. بااین‌حال انجام چنین کاری می‌تواند بیشتر به یک عامل حواس‌پرتی و مانعی برای کار کارمندان تبدیل شود. به‌جای مدیریت ذره‌بینی به تیم خود دستورالعمل‌های واضح ارائه داده و در زمان‌های مشخصی از روز (مانند زمان شروع یا پایان کار یا زمانی بین این دو) پیشرفت امور و درستی کارها را چک کنید. همچنین می‌توانید روتین هفتگی هم تنظیم کنید تا مطمئن شوید همه چیز در مسیر درست پیش می‌رود.
3. استفاده از ابزارهایی برای افزایش نظم
ابزارهای مدیریت پروژه‌ها کمک می‌کنند نظم کارها حفظ‌شده و تمام اعضای تیم از روند پیشرفت امور مطلع شوند. این موضوع به افزایش تمرکز تیم هم کمک می‌کند. استفاده از ابزارهای مناسب در این زمینه روش بسیار خوبی برای افزایش بهره‌وری است. یکی از بهترین و متدوالترین ابزارهایی که در این زمینه به شما کمک کرد ترلواست.
استخدام کارمند دورکار بله یا خیر؟
دورکاری به کارمندان اجازه می‌دهد تا به‌جای محیط اداری سنتی، از خانه یا هر جای دیگری که ترجیح می‌دهند کار کنند.
بیش از 38٪ از شرکت‌ها در حال حاضر یک سیستم تلفن دفتر راه دور راه‌اندازی کرده‌اند. با استفاده از نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس و ابزارهای مدیریت پروژه، می‌توانید کسب‌وکار بزرگ یا کوچک خود را از راه دور و بدون حضور تیم خود در خانه اداره کنید.
ما در میرکاوب به شما مشاوره خواهیم داد که آیا این سبک کاری برای تجارت شما مناسب است یا خیر؟
